文章发表前的最后一步:仔细审查校对样本

经过写作、修改、审稿、回复审稿意见等漫长的过程之后收到文章录用通知,一番辛苦总算换来了让人满意的结果。哎等一下,收到录用通知,可并不意味着事情的结束。文章在发表前还有最后的一道工序:录用后的文稿会由杂志的编辑和制作团队进行文本编辑和格式调整,以符合期刊文章的最终版面形式。因此,在正式上线之前,编辑会向作者提供校对样本,即Galley Proof——列举出其中有疑问的修改,并且征求作者的意见。这是稿件发布前的最后一步,也是作者最后一次修改文章的机会。

本着对文章负责的态度,作者应该仔细阅读校对样本。很多人认为文章在录用之前经过了重重审核和反复修改,不会再有什么问题了,但这一步其实非常关键。因为编辑并不具备专业方向的知识,在对复杂公式排版的时候就可能会犯错误,比如不小心把符号的下标弄错,或者把数字的小数点给弄错位了。同时,编辑还会对一些句子的表达进行修改,虽然他们会尽量只做出细微的改正,而且绝大多数情况下的改动都是正确的,但是也存在歪曲原意的情况。因此不要过分信赖编辑,也不要想当然认为只要原稿正确,印刷版就一定正确。印刷版是论文的最终结果,在样本编辑阶段犯的错误会抵消掉之前做的很多努力。等文章出版之后再去更正,就像在本来很漂亮的衣服上打了个补丁一样,总归会让人不悦。

不同的出版商在校对样本的处理方式上略有不同,绝大部分都是发送排版后的PDF文档,上面标注了作者需要回答的问题,作者可以在PDF上直接编辑,或者使用单独的文件,像回复审稿人意见一样,做出准确的回复。编辑并不具备相应的专业知识,所以不需要做大篇幅解释,只需要给出正确的更正方式以及内容即可。现在也有一些期刊开始实行在线处理,可以让流程变得更加简化。

由于更改量很少,出版商提供给作者的回复时间也很短,一般是1-3天,作者要严格按照这个截至时间来完成,如果超出出版社规定的期限,可能会打乱出版社的预定出版时间表,从而导致文章的延迟出版。

作者一旦提交完校对意见,就再也不能做出任何更改了。编辑将根据最终的意见完成样本的更改并且提交给出版社,文章将会被正式出版。整个文章发表流程彻底完成。

此外要清楚的是在样本校对阶段,只允许作者更正一些不影响结果和结论的小错误,其中也包括作者信息和单位的修订,但不允许作者对文稿做过多修改,特别是对文章结论造成影响的内容,也不允许添加更多结果。违反这一条,很可能会造成文章被撤稿。

希望大家都可以把好最后一关,将文章以最好的形式呈现给读者。

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